آیا مدیریت دانش در کسب و کارهای کوچک اهمیتی دارد!؟

بهتر است که سوال را به شکلی دیگر بیان کنیم و آن اینکه، آیا اساساً از اطلاعات موجود در کسب و کارهای کوچک میتوان دانشی خلق نموده که ارزش مطالعه و تحلیل داشته باشد یا خیر؟ شاید بسیاری از افراد بر این باور باشند که مدیریت دانش، یک فرآیند لوکس و فاقد ارزشهای عینی است که فقط در سازمانهای بزرگ و ثروتمند میتوان به آن پرداخت. در حقیقت، مدیریت دانش در نظر بسیاری از صاحبان کسب و کار، یا بطور کامل ناشناخته است، و یا آنکه آنرا بیشتر جهت اعتبار و جلوه هرچه بیشتر سازمان خود میپذیرند و هرگز به اهمیت حقیقی آن پی نمی برند.

Related image

این موضوع در کسب و کارهای کوچک به شکلی جدی تر مطرح است. یعنی بسیاری از صاحبان کسب و کارهای کوچک، به هیچ عنوان به مدیریت دانش اعتنائی نکرده و برای آن ارزشی قائل نیستند. علت نیز بدیهی است، تصور این گروه از مدیران آنست که در کسب و کار کوچکشان به حدی مجموعه اطلاعات اندک و ناچیز است که نمیتوان از آن دانشی خلق نمود و ایشان قادرند تا بصورت ذهنی تمامی تحلیلهای لازم را انجام دهند. البته این اعتقاد تا حدودی درست بوده و مدیران لایق قادر به انجام چنین کاری هستند. اما در این نظریه یک حلقه مفقوده وجود دارد، و آن ذکر این نکته است که مدیران شاید بتوانند بطور ذهنی از اطلاعات اندک تولید شده، دانش خُردی را ایجاد نموده و در ذهن خود به تحلیل آن بپردازند. اما آیا ایشان قادرند که این دانش را با دانش مشابه شش ماه و یا یکسال پیش خود به دقت مقایسه نمایند؟ آیا قادرند روند تحلیلی مستخرجه از این دانش را طی یکساله اخیر و به تفکیک خدمت یا محصول تجزیه و تحلیل نمایند؟

بدیهی است که پاسخ به این سوال، قطع به یقین منفی خواهد بود! چرا که حتی باهوشترین و دقیقترین افراد نیز قادر نیستند چنین حجمی از اطلاعات را در ذهن خود نگه داشته و در زمان مورد نیاز آنرا به دانش مناسب و دقیقی مبدل سازند! پس با پاسخ قطعی به این ابهام، در میابیم که اگر واقعا قادر هستید که اطلاعات خلق شده در کسب و کارتان را به دانش قابل بهره برداری مبدل سازید، نیازمند بکارگیری راهکارهای مدیریت دانش، حتی به شکل بسیار ابتدائی از آن هستید. نکته خوشایند و مثبت این ادعا نیز در آن است که بهره مندی از مدیریت دانش در چنین سطحی، نیازمند صرف زمان و هزینه های گزاف نبوده و مدیران جوان و باهوش، بجای حفظ و نگهداری آن در ذهن کافیست که این اطلاعات و دانش ذیربط را به صورتی حتی ابتدائی از طریق سازوکارهای انفورماتیکی ثبت و ضبط نموده و بطور مداوم و مستمر بدون نگرانی حذف و یا کوچکترین اشتباهی به آن رجوع نمیایند.

نکته حائز اهمیت در این زمینه آنست که مدیریت دانش در این سطح را نباشد دشوار قلمداد نمود. در حقیقت، مدیریت دانش مشتمل بر دو فعالیت حیاتی است: اول فرآیندی که بتوان از طریق آن اندوخته ها را مدیریت، ثبت و ضبط نمود، و سپس ابزار و تمهیداتی که دسترسی به این دانش را تسهیل نماید. در کسب و کارهای کوچک، به جهت حجم کم اطلاعات و به طبع آن دانش اندکی که از آن منتج میگردد، تمامی افراد سازمان از یک نفر تا هرچند نفر که در آن کسب و کار کوچک فعالیت دارند، مسئولیت ثبت و ضبط اطلاعات بوده و موظفند در خلق دانش، تجزیه و تحلیل آن، و هم افزائی و انتشار دانش نیز سهیم باشند.

ماهیت دانش زمانی مفید است که بصورت همگانی و به فراخور نیاز در اختیار همگان قرار گیرد. از اینرو لازم است تا فرآیند تولید دانش بطور دقیق توسط تمامی آحاد درگیر در خلق و مدیریت آن درک شود. چرخه تولید دانش از داده های خامی آغاز میگردد که بصورت مستقل حاوی ارزش نبوده و میبایست به اطلاعات مبدل شوند. در حقیقت با طبقه بندی و دسته بندی داده های خام، اطلاعات خلق میشود. سپس از گردآوری و همگام سازی اطلاعات مرتبط، دانش ایجاد میشود. تجزیه و تحلیل دانش نیز علاوه بر بصیرت، حکمت در مدیریت را فراهم میسازد.

در مدیریت دانش، دو گونه دانش در سازمان مورد توجه قرار میگیرد: ۱- دانش عینی یا صریح[۱]  ۲- دانش ضمنی[۲]

دانش صریح به دانشی اطلاق میگردد که قابل ثبت و نگهداشت بوده و بصورت کتاب، مقاله، کاتالوگ، بروشور و یا سایر اشکال آشکار دانش است. تشخیص، نگهداشت، به اشتراک گذاری و استفاده مجدد از این دانش چندان دشوارنیست. دانشی که در شکل ۱ نیز نمایش داده شده است در حوزه دانش آشکار و عینی قرار میگیرد. اما دانش ضمنی، هنر، تجربه، تخصص، و توانائی های فردی است که در ذهن و قابلیتهای یک فرد نهفته است. بدیهی است که کشف، استخراج، به اشتراک گذاری و بکارگیری مجدد دانشی که جزو توانمندیهای یک فرد است امری محال به نظر میرسد. اما حقیقت آنست که با تکنیکهای مدیریت دانش از جمله مصاحبه و آموزش و … میتوان این دانش را پیش از خروج از سازمان به قابل دانش عینی مبدل نمود و آنرا برای همیشه ثبت و ضبط کرد.

ایراد دانش ضمنی علاوه بر چالش برانگیز بودن کشف و استخراج آن، این نکته است که با خروج افراد از سازمان، از دست رفته و به فراموشی سپرده میشود. در سازمانهای کوچک و کارآفرینانه، بویژه استارتاپها که حجم دانش خلق شده در ابتدای فرآیند شکل گیری زیاد است، این مسئله میتواند بعنوان پاشنه آشیل آن کسب و کار، ریسکی برای بروز مشکلات جدی و حتی شکست باشد. بنابراین مدیران استارتاپها و کسب و کارهای کارآفرینانه باید به دقت به دانش ضمنی توجه ویژه داشته و آنرا بصورت محفوظات قابل بازیابی استخراج و محافظت نمایند.

Related image

از سوئی، سایر اطلاعاتی که در سازمان خلق میشود، میتواند استراتژیها و رویه های کسب و کار را مورد تاثیر قرارداده، مسیر حرکت را تعدیل و اصلاح نماید. در حقیقت، تنها با استفاده از دانش مطالعات بازار، مشتریان، تامین کنندگان و سایر دانشهای بدست آمده است که میتوان انحراف از میعارهای کسب و کار را کشف نموده، برای آنها استراتژیهای اصلاحی ترسیم نمود. بنابراین واضح و مبرهن است که در این گروه از کسب و کارها، نه تنها مدیریت دانش ضروری است، بلکه به نظر میرسد که ضرورت و الزام اجرای آن حتی از شرکتهای مستحکم و بزرگ بیشتر به نظر میرسد.

[۱] Explicit Knowledge

[۲] Implicit Knowledge